上线订货系统前，必须准备好的六类资料

一、先说结论

做过多次开通，延期原因里跟软件本身相关的不到两成，剩下八成是资料没备齐：编码规则没定、客户等级没分、价格表在老板手机里、账期只有口头说法。这些事在开通当天补，补不动，只能往回退。

下面六类资料，逐类给「至少要有」和「常见的缺口」。六类里缺三类以上，建议把上线日期往后推两周，硬上只会把问题推到上线之后。

这六类有先后顺序，不建议打乱：①商品和②客户是地基，③价格和④账期挂在客户身上，⑤权限决定谁能改这些数据，⑥试点名单决定先给谁看。地基没打完就配价格，等于在沙子上盖楼——价格配完，客户资料一变，全部要返工。

二、六类资料，逐类看缺口

① 商品资料：编码规则要在导入之前定

至少要有：商品编码、名称、规格、基本单位、箱规（辅助单位与换算关系）、含税价、在售状态。多规格商品要拆成独立编码，不要一个码带多个规格。

常见的缺口：

• 一个编码塞多个规格（500ml×24 和 1L×12 共用一个码），客户下单靠备注区分，仓库一定发错；
• 单位换算没定：系统里按瓶卖、仓库按箱发，箱规是 24 还是 12 没人写清；
• 箱规改过，历史订单没留档，退货时算不清；
• 停售商品直接删除，历史订单里的品名变成空白。正确做法是下架，不删。

编码规则建议：品类 2 位 + 品牌 2 位 + 流水 4 位。不要拿商品中文名当编码，改一次名，历史数据就断一次。

这一类的整理时间取决于现有资料在哪。如果原来的进销存或 Excel 字段齐全，3000 个 SKU 两三天能导完；如果商品资料只在业务员各自的表里、每个人一套叫法，光统一名称和规格就要两周。这中间的差距，就是上线日期该留多少余量的依据。

② 客户资料：等级和归属比电话更重要

至少要有：客户名称、联系人、手机号、收货地址、客户等级、归属业务员、结算方式（现款或账期）、开票信息。

常见的缺口：

• 一个客户有多个收货门店，只建了一个地址，门店下单全靠备注，配送天天打错电话；
• 业务员离职，客户没交接，系统里还挂在离职人名下，新人看不到；
• 客户等级凭印象填，和价格体系对不上，于是同一个客户在商城里看到两个价；
• 手机号留的是老板的，店员下单收不到验证码，只能让业务员代下。

客户资料建议在导入前加两列：一列「归属业务员」，一列「谁维护」。没有维护人的客户，半年后一定是一堆死档。

③ 价格体系：先定规则，再填数字

这部分内容多，单独写了一篇（三种价格体系的适用边界），这里只列基本要求：客户分级表、商品价格表、特殊价格清单、阶梯规则表。四份表缺任何一份，上线后都会出现「同一个客户两个价」，而且查不出来。

有一点要提前决定：改价由谁做。 让业务员自己改，价格会在一周内失控；全部收到总部，业务员又会绕过系统直接报价。比较稳的做法是等级价由总部维护、一客一价走审批、业务员只能在自己的权限内给到某个下限。

④ 账期与授信规则：写成一页纸

至少要有：哪些客户有账期、账期多少天、授信额度多少、超额怎么处理、超期几天停单、谁有权批超额。

常见的缺口：账期只写在合同里，没进系统；额度是老板口头说的，没人知道数字；停单规则没定，真出问题临时拍脑袋。这一档的细节在账期和授信额度里展开。

这一页纸的价值不在于多严谨，而在于出问题时有个共同依据。写在纸上、发给财务和销售各一份，比放在老板脑子里强。

另外要提前定一件事：额度谁维护、什么时候复核。 建议每季度用系统里的应收报表重算一次，涨的提、掉的降，降额提前一个月通知客户。没有复核机制，额度一年后就完全失真——客户明明已经缩量，额度还挂在两年前的水平。

⑤ 人员与权限：别让所有人都当管理员

至少要有三类角色分清楚：

常见的缺口：

• 所有人共用一个管理员账号，出了错查不到人；
• 业务员能看到全部客户和全部价格，客户被撬、价格外泄都从这里起；
• 改价权限给了业务员，还不留记录；
• 离职账号没停用，三个月后还能登录。

管理员账号控制在 2 个以内，其余全部按角色开。这条不难做，但十家企业里有六家是全员管理员。

⑥ 首批试点客户名单：15–30 家，别挑大的

至少要有：15–30 家客户，覆盖两到三种典型订单结构（大单低频、小单高频、多门店配送各来几家），每家指定一个跟进人。

常见的缺口：

• 把 300 家客户一次全导入，首日上来 80 单，仓库和客服都接不住，然后全公司得出结论「系统不行」；
• 只挑两个关系好的客户试，跑得很顺，一铺开全是问题；
• 挑采购额前三的客户试，一出错就是大错，客户直接投诉到老板那里。

名单怎么挑，给一个可操作的办法：把客户按「月订单量 × 配合度」排一下，取中间偏上的那一段。太小的客户试不出问题，太大的客户一错就是大事；配合度高的客户愿意反馈，配合度低的客户只会打电话骂人。

试点跑两周，看三个指标：自助下单占比、订单差错率、业务员每天花在录单上的时间。前两个决定能不能铺开，第三个决定业务员配不配合。

三、上线前自查清单

下面这份清单可以直接打印出来，一条条打勾：

• 商品编码规则已定，且没有一码多规格
• 每个商品的箱规与单位换算已确认并写进系统
• 停售商品是下架处理，不是删除
• 客户等级、归属业务员、结算方式已填完
• 多门店客户已建多个收货地址
• 价格四份表（分级、价格、特殊价、阶梯）已交齐
• 改价权限与改价下限已确定
• 账期客户名单、天数、额度已成文
• 超额处理方式（拦截、审批、仅提醒）已选定
• 超期停单天数与提醒方式已定
• 三类角色权限已分好，管理员账号不超过 2 个
• 试点客户名单 15–30 家已确认，跟进人已指定
• 试点期的三个指标已约定，谁来看也定了

打勾 10 项以上可以按计划上线；7–9 项可以上，但要排一个两周的补课计划；6 项以下，先别定上线日期。

四、一句边界

六类资料里，如果商品和客户这两类都不齐，先别谈价格和账期——把基础档案整理干净本身就要两到三周。这段时间省不掉，硬上只是把它挪到上线之后，代价更大。

资料整理如果需要一份表模板，或者想让人看一眼你现在的表够不够用，可以直接问 18920869836。